Deviens bénévole aux Rencontres Hivernales du Libre !
Les RHL sont un événement communautaire et autogéré — elles n’existent que grâce à des gens comme toi. Peu importe ton profil ou tes contraintes : il y a une place pour toi dans l’équipe.
L’organisation démarre dès le printemps et une grande partie du travail se fait à distance, à ton rythme — communication, programmation, sponsors, logistique. Venir à St-Cergue le week-end, c’est génial, mais c’est loin d’être la seule façon de contribuer.
Pourquoi donner un coup de main ?
- Faire communauté : rencontre des libristes, hackers, artistes et hacktivistes passionné·es.
- Agir concrètement : contribue directement à la promotion du logiciel libre et de l’indépendance numérique.
- Apprendre : découvre les coulisses d’un événement autogéré et acquiers de nouvelles compétences.
- Profiter : accès aux conférences, aux ateliers et à la convivialité (fondue, repas, bonne ambiance garantie).
Règle d’or des RHL : chaque projet doit avoir un·e référent·e. Si un poste n’a pas de responsable, il ne se fait pas !
Comment tu peux t’impliquer
L’organisation des RHL se déroule en deux grandes phases. Presque tous les postes ont des tâches de préparation avant le week-end — et l’équipe se met en route dès le mois d’avril.
Phase 1 — La préparation (avril → janvier, à distance)
C’est là que se joue l’essentiel : programme, communication, budget, logistique, sponsors. Tout se pilote à distance, en asynchrone, via nos outils collaboratifs libres. Tu n’as pas besoin d’habiter près de St-Cergue ni de poser des congés.
Phase 2 — Le week-end (30–31 janvier 2027, sur place)
La concrétisation de plusieurs mois de préparation. Accueil, technique, cuisine, régie, rangement — l’événement tourne grâce à une équipe soudée et motivée.
Les postes
📢 Communication & promotion
Avant l’événement (dès maintenant) : rédaction d’articles et de newsletters, posts sur Mastodon et les réseaux, mise à jour du contenu du site, relations presse et partenaires, réponses aux demandes entrantes (info@), conception de la signalétique.
Pendant le week-end : couverture en temps réel — photos, posts, ambiance.
🤝 Coordination des bénévoles
Avant l’événement (dès maintenant) : recrutement (prise de contact, gestion du formulaire), identification des besoins avec chaque responsable de poste, création des plannings et grilles horaires.
Pendant le week-end : accueil des bénévoles, répartition des tâches de dernière minute, gestion des remplacements et de la fatigue.
💰 Comptabilité & finances
Avant l’événement : fixation des prix (billets, repas, boissons), suivi des dépenses et revenus prévisionnels, coordination avec la recherche de fonds.
Pendant le week-end : supervision de la caisse et des encaissements, gestion des remboursements et notes de frais.
🎤 Conférences, stands & programmation
Avant l’événement (dès le printemps) : lancement de l’appel à contributions (CfP), sélection des conférences et ateliers, coordination avec les intervenant·es (besoins techniques, hébergement, repas), élaboration du planning des salles, gestion des inscriptions pour les stands.
Pendant le week-end : accueil des conférencier·es, supervision de l’installation des stands.
🚚 Logistique générale
Avant l’événement : recensement et catalogue du matériel disponible, commandes et suivi des livraisons (nourriture, boissons, matériel technique), coordination avec les prestataires (food-trucks, fondue…).
Pendant le week-end : réception des livraisons, gestion des stocks (bar, cuisine), installation et rangement (chaises, tables, stands), gestion des déchets et propreté générale.
🎟️ Billetterie & accueil
Avant l’événement : choix et configuration de l’outil de billetterie (solution libre), mise en place du système de paiement et de scan, reporting de la fréquentation.
Pendant le week-end : animation du stand d’accueil, vérification des billets et bracelets, distribution des badges.
🛠️ Technique (audio, vidéo, réseau)
Avant l’événement : conception de l’infrastructure réseau (WiFi dédié), préparation du matériel d’enregistrement (caméras, micros), coordination avec les hébergeurs vidéo (PeerTube/FSN).
Pendant le week-end : installation et calibration dans les salles, maintenance du réseau, formation et supervision des bénévoles en régie (enregistrements, micros, timing).
🔍 Recherche de fonds (sponsors)
Avant l’événement (dès maintenant) : identification des partenaires potentiels (institutions, entreprises du libre), rédaction et envoi des dossiers de sponsoring, suivi des demandes de subventions.
🧭 Bon·ne Samaritain·e
Rôle polyvalent sur tout le week-end : renfort sur n’importe quel poste en cas de besoin urgent, coordination transversale, résolution de problèmes imprévus — le couteau suisse de l’événement.
ℹ️ Information & stand d’accueil
Pendant le week-end : répondre aux questions du public (programme, accès, activités), distribuer les plans et guides, relayer les informations logistiques aux bénévoles.